Effektiv användning av papper och penna

Jag har svurit ett heligt löfte att aldrig igen delta i ett arbetsmöte där någon stackare sitter och försöker skriva in det som sägs i ett Excelblad som projiceras på väggen. Det går vansinnigt långsamt, och hela gruppdynamiken förändras från dialog till något helt annat - något styltigt, okreativt och tråkigt. Så, tills dess att någon byggt en elektronisk whiteboard som är lika effektiv för samarbete som gamla goda analoga verktyg, så kommer Scrum för mig att vara synonymt med  whiteboards, blädderblock och post-its.

Det finns en hel del praktiska saker, billiga och kraftfulla, som gör arbetet med papper och penna mer effektivt. Är du Scrum Master kan du ta täten för att hjälpa övriga att lära sig detta.

1. Skaffa rätt sorts pennor. De flesta konferensrum är laddade med whiteboardpennor samt bläck- eller blyertspennor. Inga av dessa är effektiva för saker som ska upp på väggen så att alla kan se dem. Tunna pennor ger för tunn och svårläst text. Whiteboardpennor resulterar i uppsvällda hopflytande tecken. Lösningen: köp mellantjocka pennor. Så enkelt, och så effektivt. Med rätt pennor kan fler läsa vad som faktiskt står på lapparna vi sätter upp, och dessutom - och detta är en grymt viktig bonus - dessutom går det bättre att se vad det står när man fotar av sitt arbete vid dagens slut.
2. Texta stort och tydligt. Kan tyckas självklart, men de flesta av oss är mer vana att skriva i miniatyrskrivstil för oss själva på ett papper än med stora tydliga tecken på post-its som ska kunna läsas av alla i ett rum. Förklarar skillnaden genom att visa den. Skriv två lappar och sätt upp på väggen: ett bra exempel med stora tydliga tecken, och ett dåligt exempel med liten oläsbar text.
3. Skriv koncist, men med hela meningar. Vi överskattar ofta både vår egen förmåga att minnas våra idéer och andras förmåga att förstå dem. Att skriva "Testning" på en röd lapp och posta på väggen under en återblick kan kännas effektivt när man skriver den, men det är mycket mer effektivt att unna sig några extra ordklasser på lappen. "Testarbetet börjar ofta sent i sprinten, och hinns inte med till fullo", är begripligt för fler än lappskrivaren. Och återigen, när man fotar eller skriver av sina resultat får man något som faktiskt är begripligt även utanför workshopen.
4. Använd riktiga PostIts(TM) med extra starkt klister. Ibland får jag frågan om jag har generalagenturen för PostIts i Sverige, eftersom vi förbrukar så många i mina workshops. Det har jag tyvärr inte, men jag kanske borde ha det, eller åtminstone provision. Skämt åsido så är det otroligt kontraproduktivt att spara pengar på att köpa ful-post-its med dåligt klister för att spara några kronor på inköpssidan. Varje gång en klisterlapp lossnar och måste sättas upp kostar sekunderna workshopen står still lika mycket som ett paket riktiga Super Sticky PostIts.
5. Riv av post-its horisontellt. Det här är ett tips som jag fick lära mig av en kursdeltagare för länge sedan. När jag helt aningslös rev av en post-it och satte upp den på väggen hördes plötsligt ett rop i kurslokalen: - "Nej, nej, så där kan du inte göra". Han som ropat visade mig hur post-it-lappen, om man river av den från traven horisontellt, sitter mycket mer plant mot väggen när man klistrar upp den. Typiskt är annars att man rycker av lappen genom att ta tag i nederkanten, och dra av den i riktning upp mot klistringen, vilket gör att lappen böjer sig och pekar ut från väggen. Kan tyckas helt irrelevant, tills man inser att lappar som pekar mot taket är rätt svåra att läsa för de som deltar i workshoppen sittande.
6. Våga makulera. Det här är förmodligen en rest från skoltiden. Många har oerhört svårt för att makulera skrivna lappar. Istället för att bara riva sönder en lapp som blev dålig försöker man sudda, skriva över och skriva runt. Resultatet: en post-it sparad, till priset av att det blir helt omöjligt för övriga att läsa vad som står på lappen. Så vad är viktigast: att spara en bit papper eller komma överens om vad den där kniviga användarberättelsen egentligen gick ut på? Jag brukar be alla deltagare att ta en tom post-it, skriva ned någon godtycklig, men inte för kort, text. Därefter får alla hålla fram sina lappar för varandra. Jag förklarar sedan att lapparna inte blev så bra, så därför ska vi riva sönder dem. Jag ber samtliga att strimla sina lappar. Det har hänt att folk vägrat. 
7. Ha en upptejpningsassistent. Som Scrum Master är man ofta den som leder workshops av olika slag, till exempel planering- och återblicksmöten. För att få lite flyt i arbetet är det bra att dela med sig av sysslorna. Låt inte tempot i workshopen gå ned medan du ensam river och tejpar upp blädderblockslappar ni skrivit på. Be en deltagare att kliva in som upptejpningsassistent, och kanske någon annan som avrivningsexpert.